Na segunda quinzena do mês de setembro passado o Tribunal de Contas do Estado do Amazonas foi agraciado na Categoria Ouro pelo Projeto “Aumento da Celeridade e Confiabilidade dos Trâmites Processuais através da Implantação do Processo Eletrônico”. O prêmio foi conferido pelo Programa de Qualidade Amazonas 2014 (PQA 2014). O TCE-AM concorreu com outros órgãos governamentais, mas seu projeto foi escolhido por ter contribuído significativamente para acelerar a tramitação processual.
Fiz parte da equipe que conduziu a implantação do processo eletrônico e, por conta disso, sinto-me muito feliz com esse reconhecimento público.
A iniciativa – processo eletrônico – nasceu do desejo do então Presidente do Tribunal, Conselheiro Júlio Assis Corrêa Pinheiro (biênio 2010/2011), de suprimir o uso de papel no órgão. Mas não podemos nos esquecer que já na Gestão anterior – Conselheiro Raimundo José Michiles (biênio 2008/2009) – iniciou-se um movimento visando à manualização processual do Tribunal o que requeria, obviamente, que fosse mapeada toda a tramitação dos processos e documentos, desde o seu nascedouro até o seu desfecho.
A propósito, assim que cheguei ao Tribunal – fevereiro/2009 – recebi a incumbência do então Conselheiro-Presidente Raimundo Michiles para que adotasse providências nesse sentido. Foi quando somei esforços com o Departamento de Tecnologia da Informação para, juntos, traçarmos uma linha de ação visando a alcançar esta meta. Nascia o PROJETO REFORMAR. Um Projeto concebido por mim e cujo objetivo residia precisamente em cumprir a determinação feita pela presidência. Daí por diante foram três anos de trabalho duro – 2009, 2010 e 2011 – até que, finalmente, na 41ª Sessão do Tribunal, realizada em 07/12/2011, sob a Presidência do Conselheiro Júlio Assis Corrêa Pinheiro, levamos a julgamento o primeiro processo eletrônico no Tribunal. O processo era da Relatoria do Conselheiro Josué Cláudio de Souza Filho e referia-se à Prestação de Contas da Câmara de Amaturá (Processo 1817/2011). O processo foi tão célere que conseguimos julgá-lo no mesmo ano em que ele foi protocolado no Tribunal. Uma vitória e tanto. Para conseguirmos esse feito tudo foi muito planejado. Foi quando visitamos vários órgãos, a fim de conhecermos como eles implementaram a ferramenta e em que estágio de desenvolvimento se encontravam, bem assim, as dificuldades que enfrentaram: Superior Tribunal de Justiça, Tribunal de Contas da União, Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco, Amazomprev e Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas. Em cada um deles colhemos informações preciosas que muito nos auxiliaram na nossa caminhada.
Nossa estratégia de ação nos aconselhou a testar a ferramenta num único processo primeiramente. Para tanto, construímos o passo-a-passo de todas as etapas que deveríamos percorrer. As etapas contemplavam todas as divisões internas envolvidas no curso processual (protocolo, Secex, Ministério Público de Contas, Gabinete do Relator, Tribunal Pleno, Divisão de Registro de Acórdãos, Divisão de Cadastro e Registro da Execução, Arquivo). Mas para que tudo corresse bem, uma etapa em especial (e de fundamental importância para a realização das ações subsequentes), deveria ser realizada sem falhas: a digitalização do processo. Nossa preocupação era fazer com que a cópia digitalizada reproduzisse fielmente o conteúdo físico. Foi quando montamos um fluxo de digitalização a ser realizado dentro do Protocolo do Tribunal e providenciamos o treinamento dos servidores que lá estavam lotados. O fluxo está representado a seguir:
FLUXO DE DIGITALIZAÇÃO PROCESSUAL – TCE/AM
Pronto. Realizada esta etapa de digitalização do processo, bastava que as demais fossem acompanhadas “de perto”. Desloquei, então, duas assessoras minhas (que, aliás, já estavam envolvidas com os procedimentos de manualização dos processos desde 2009) – Helen Leão e Patrícia Damasceno – para que orientassem todos os servidores por onde o processo iria tramitar anotando eventuais falhas, apresentando soluções e identificando oportunidades de melhorias. Não deu outra. Tudo correu muito bem. Embora tivéssemos enfrentado algumas dificuldades no manuseamento das informações no início (afinal de contas, manusear um processo eletrônico é muito diferente de folheá-lo fisicamente), conseguimos o nosso maior objetivo: implantar o processo eletrônico no Tribunal de Contas do Estado do Amazonas. Daí por diante, bastava aplicar a metodologia aos novos processos. E foi o que ocorreu. Hoje, todas as prestações de contas dos municípios do interior já tramitam eletronicamente no Tribunal.
Importante destacar que o sistema de processo que possibilitou a implantação do processo eletrônico no Tribunal foi construído pelos próprios servidores do Tribunal (SPEDE). Lembro que logo no início dos primeiros passos uma dúvida nos assaltou: adquirir um software de terceiros ou trabalhar com uma solução própria. A última alternativa ganhou.
O SPEDE é um software desenvolvido pelo Departamento de Tecnologia da Informação do TCE-AM e que tem nos ajudado, com sobras, na tramitação eletrônica de documentos e processos.
Nunca é demais lembrar, igualmente, que foi através do processo eletrônico que o Tribunal proporcionou que um grupo de pessoas deficientes ganhasse o próprio sustento. Pouca gente sabe, mas todos os procedimentos de digitalização dos documentos no Tribunal são realizados por surdos-mudos que, dessa forma, emprestam uma contribuição valiosa à prestação jurisdicional de contas.
Antes de finalizarmos esses nossos comentários, não poderíamos deixar de citar alguns atores que foram de fundamental importância para o êxito de todo o projeto. Primeiramente, faço um agradecimento especial ao Fernando Elias, Secretário Geral de Administração do Tribunal, que não poupou apoio ao projeto, mediante o fornecimento de recursos materiais, humanos e financeiros de que precisávamos. Também não posso deixar de mencionar o incansável apoio dos servidores do Departamento de Tecnologia da Informação (Moacyr Miranda Neto, Rosenilda Silva, Elynder Lins, Sheyla Nóbrega, Eduardo Nunan, Anderson Nepomuceno, e de todos os demais que direta ou indiretamente trabalharam em prol do projeto), do Waldelírio Santos (setor de arquivo) e do Adriano Carnib (setor de protocolo) cuja contribuição dispensa comentários. Também estão de parabéns os demais servidores de meu Gabinete que, juntamente com a Helen e com a Patrícia, nos ajudaram a conquistar mais esta vitória (Carlos Alves, Adrianne Freire, Andrezza Frazão, Auxiliadora Contes, Rafael Picanço, Nahue Salignac e Dórrie Omena, Antonio Carlos).
Por último, parabenizo as administrações dos Conselheiros Raimundo José Michiles e Júlio Assis Corrêa Pinheiro pela conquista, extensivo ao Conselheiro Josué Cláudio de Souza Filho, Relator do primeiro processo eletrônico implantado no Tribunal.
A seguir, reproduzimos os momentos mais marcantes da implantação do projeto:
1 – Em julho de 2009 iniciaram-se as primeiras exposições de motivos e discussões acerca do Processo Eletrônico;
2 – Agosto/setembro de 2009: visitas aos setores Diepro, Dicrex, Dcami e visita técnica ao Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, Tribunal de Contas da União, Superior Tribunal de Justiça, Amazonprev e Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas;
3 – Julho/2010: foram entregues os módulos: (i) Protocolo de Documentos; (ii) Autuação/Alteração de Processo Eletrônico; (iii) Cadastro/ Alteração de Documento Eletrônico; e (iv) Visualização de Processo/ Documento Eletrônico. Visita Técnica ao Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco;
4 – Novembro/2010: a presidência do Tribunal, a Coordenação do Projeto Reformar, a Secretaria de Tecnologia de Informação – Setin e o Corpo Gestor do Tribunal de Contas do Estado do Amazonas, lançaram o Piloto 1 do Processo Eletrônico – Sistema SPEDE:
1429/2010 – Prestação de Contas da Câmara de Parintins;
6433/2010 – Processo de Denúncia;
1468/2010 – Prestação de Contas da Câmara de São Sebastião do Uatumã;
1407/2010 – Prestação de Contas da Câmara de Envira.
5 – Abril/2011: Lançamento do Piloto 2 do Processo Eletrônico – Sistema SPEDE: 1817/2011 – Prestação de Contas da Câmara de Amaturá.
6 – Outubro/2011: Instalação da Fábrica de Digitalização no Tribunal com a participação de colaboradores surdos-mudos.
7 – Dezembro/2011: Julgamento do primeiro processo eletrônico no Tribunal – 41ª Sessão de Julgamento – Processo 1817/2011 (Prestação de Contas da Câmara de Amaturá) – Relatoria do Conselheiro Josué Cláudio de Souza Filho.
ALIPIO REIS FIRMO FILHO
Conselheiro Substituto/TCE-AM
